Tuyệt kỹ quản lý dòng tiền chuẩn 'barista' cho quán cà phê": Khái niệm ai cũng cần biết để tránh lỗ nặng vì quản lý tiền 'mù mờ'

Kinh doanh quán cà phê không phải là một công việc đơn giản và dễ sinh lãi như nhiều người vẫn tưởng, ngược lại nó đòi hỏi chủ quán phải có kiến thức về nhiều vấn đề như xây dựng chiến lược kinh doanh, chăm sóc khách hàng, nghiên cứu sản phẩm,… Chủ quán còn phải biết quản lý dòng tiền trong quán cà phê hiệu quả, nếu không sẽ khiến tình hình kinh doanh của quán bị ảnh hưởng, gây lỗ và thất thoát tiền bạc.

1. Dòng tiền của quán cà phê là gì?

Dòng tiền của quán cà phê là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến vấn đề lỗ hay lãi. Hiểu một cách đơn giản, dòng tiền này sẽ liên quan trực tiếp tới 3 khía cạnh: vốn, doanh thu và lợi nhuận. Mục đích chính của việc quản lý dòng tiền là kiểm soát chặt chẽ vốn, tìm cách tăng doanh thu ổn định để sinh ra lợi nhuận cao nhất có thể cho quán, tránh việc thất thoát tiền hoặc sinh lỗ. 

Quản lý không tốt bất kỳ một khía cạnh nào trong 3 khía cạnh vốn, doanh thu và lợi nhuận đều có thể gây ra tình trạng âm vốn và không có lợi nhuận. Nếu tình trạng này kéo dài mà không có biện pháp giải quyết sẽ khiến việc kinh doanh của quán ngày càng xấu đi và dễ bị phá sản vì hết tiền.

1.1. Vốn

Vốn chính là số tiền đầu tiên mà mọi chủ kinh doanh F&B phải bỏ ra để đầu tư cho cửa hàng. Có thể chia vốn làm hai loại là vốn xoay vòng và vốn đầu tư “cứng” bắt buộc ngay từ đầu. 

Vốn bắt buộc ngay từ đầu thường sẽ không mang tính xoay chuyển, quay vòng mà nó “đứng yên”, nằm ở những khoản không phải đầu tư thường xuyên và không dễ cạn kiệt. Vốn đầu tư bắt buộc ngay từ đầu sẽ bao gồm: 

• Chi phí thuê mặt bằng
• Chi phí thiết kế, trang trí và sửa sang quán
• Chi phí mua sắm thiết bị bàn ghế, đồ nội thất của quán.
• Chi phí mua các dụng cụ để phục vụ pha chế đồ uống như máy pha cà phê, máy xay sinh tố, tủ lạnh, máy ép, cốc chén,… 
• Chi phí sửa sang quán trong quá trình hoạt động
• Chi phí mua mới cốc chén, dụng cụ do hỏng phải thay hoặc mua bổ sung

Vốn xoay vòng sẽ không “đứng yên” như vốn đầu tư bắt buộc mà sẽ liên tục biến đổi, chủ yếu là được đổ vào những khoản mang tính quay vòng định kỳ như:

• Chi phí nhân sự cho đội ngũ nhân viên trong quán (trả lương cứng, thưởng, bảo hiểm, phụ cấp,…)
• Chi phí nguyên vật liệu

Những khoản chi phí trên là số tiền vốn cơ bản để duy trì hoạt động của bất kỳ một quán cà phê nào, ngoài ra sẽ còn phát sinh thêm các khoản khác tùy vào mô hình kinh doanh của nhà hàng và mục đích kinh doanh của chủ đầu tư. Trong hai khoản vốn này thì vốn cố định cần chủ quán phải bỏ ra ngay từ đầu khi bắt tay vào set-up và xây dựng quán, còn khoản vốn xoay vòng có thể linh động trong quá trình sử dụng.  

Tuy nhiên, vì mang tính linh động nên vốn xoay vòng chính là khoản phải quản lý chặt chẽ nhất của quán vì nó có thể tăng/giảm thất thường ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu. Nếu chi phí nguyên vật liệu tăng quá cao thì sẽ dẫn tới quán không thu lại được lợi nhuận, còn nếu chi phí nguyên vật liệu có thể giảm xuống thì sẽ giúp phần lời của quán cao hơn.

1.2. Doanh thu

Doanh thu của một quán cà phê được tạo ra bằng việc phục vụ đồ uống và những dịch vụ kèm theo cho khách hàng. Số lượng khách tới quán, lượt khách quay trở lại quán sau lần đầu tiên, số tiền trung bình mỗi khách bỏ ra cho một lần order tại quán,… tất cả đều sẽ quyết định việc doanh thu của quán cà phê nhiều hay ít. 

Thông thường, trong khoảng thời gian đầu hoạt động kể cả các quán cà phê nổi tiếng, hút khách cũng chưa chắc đã có lãi bởi doanh thu của họ phải dùng để bù cho những khoản vốn đầu tư ban đầu. Sau khi hòa vốn xong, doanh thu của quán mới bắt đầu sinh ra lợi nhuận, cũng chính phần lợi nhuận này sẽ được chủ quán sử dụng làm vốn quay vòng để nhập nguyên liệu về chế biến thành đồ uống phục vụ khách. Nếu quán cà phê có một quy trình vận hành tốt thì sẽ tăng khả năng đạt doanh thu cao và mang lại lợi nhuận lớn hơn. 

1.3. Lợi nhuận

Lợi nhuận là phần tiền còn lại mà chủ quán cà phê thu về sau khi lấy tổng doanh thu trừ hết đi phần vốn ban đầu. Lợi nhuận thường được đánh giá trên 2 chỉ số là lợi nhuận ròng và lợi nhuận gộp, với công thức tính như sau:

• Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán (COGS)

Trong đó: Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – Các khoản giảm trừ doanh thu (thuế xuất khẩu,  thuế tiêu thụ, thuế giá trị gia tăng và một số khoản chiết khấu, giảm giá, hàng đổi trả)

• Lợi nhuận ròng = Tổng doanh thu – Tổng chi phí

Trong khi lợi nhuận gộp rất quan trọng để xác định sản phẩm nào tạo ra lợi nhuận nhiều nhất, thì lợi nhuận ròng lại là con số quan trọng nhất để đánh giá thành công chung của cả quán. 

2. Những thách thức trong quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B

2.1. Đầu tư vào quá nhiều khi có ít vốn

Một sai lầm thường gặp là đầu tư quá nhiều vào kinh doanh khi vốn ban đầu còn hạn chế. Đặc biệt là trong giai đoạn khởi đầu, việc đổ toàn bộ vốn vào nhà hàng hoặc quán cafe có thể không phải là lựa chọn thông minh. Thay vì vội vàng mở rộng quy mô ngay từ đầu, hãy xây dựng một mô hình kinh doanh phù hợp với khả năng tài chính. Điều này giúp bạn quản lý rủi ro và duy trì sự ổn định trong dòng tiền.

2.2. Khởi đầu kinh doanh với nợ nần quá lớn

Nhiều chủ quán nhỏ vay mượn quá nhiều tiền để khởi đầu kinh doanh từ ngân hàng hoặc các nguồn khác. Việc này tạo áp lực tài chính và đòi hỏi lời khuyên cẩn trọng. Thay vì vay nợ quá lớn, hãy cân nhắc sử dụng vốn tiết kiệm hoặc tìm kiếm giải pháp khác để khởi đầu. Điều này giúp bạn duy trì sự linh hoạt và tránh áp lực tài chính không cần thiết.

2.3. Chi tiêu “quá tay” những khoản không cần thiết 

Một số chủ nhà hàng, quán cafe vẫn thực hiện đầu tư và mua sắm theo nhu cầu phát sinh mà không phân tích, đánh giá xem có thực sự cần thiết hay không. Chẳng hạn như “hứng lên” là mua thêm thiết bị nhà bếp mới, lướt mạng thấy máy pha cà phê được quảng cáo “xịn sò” nên lại mua thêm hay mua sắm “tá lả” những đồ vật, cây cối trang trí không gian nhà hàng, quán cafe.

Nếu bạn không quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B chặt chẽ và chi tiêu “xả láng” mà không tính toán như vậy, trong khi tình hình doanh thu không đảm bảo, có thể khiến dòng tiền âm lúc nào không hay.

Trước khi quyết định đầu tư hay mua sắm thêm cho cơ sở kinh doanh, chủ nhà hàng, quán cafe nên phân tích, đánh giá đến tầm quan trọng và chi phí của hạng mục đó có thực sự phù hợp với tình trạng tài chính hay không.

Cắt giảm những khoản chi tiêu lãng phí không những giúp dòng tiền trong kinh doanh ổn định mà còn khiến lợi nhuận của quán được cải thiện và tối ưu hơn rõ rệt. 

2.4. Không kiểm soát các khoản thu – chi chính xác

Công việc quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B cần lưu ý đến hai yếu tố là dòng tiền vào – dòng tiền ra, tương ứng với đó chính là các khoản doanh thu – các khoản chi tiêu trong quá trình hoạt động bán hàng. Dòng tiền vào của nhà hàng, quán cafe có thể khá phức tạp, đến từ nhiều nguồn khác nhau như tiền mặt của thu ngân tại cửa hàng, tiền chuyển khoản của khách trong tài khoản ngân hàng, tài xế giao đồ ăn tận nơi, các bên đối tác nền tảng bán hàng GrabFood, Shopee Food, Baemin,… và các bên đối tác thanh toán MoMo, Zalo Pay, VnPay,…

Tương tự, dòng tiền ra hay các khoản chi phí cũng có rất nhiều giấy tờ và chứng từ thanh toán cần kiểm soát như chi phí nguyên vật liệu và công nợ với nhà cung cấp, tiền lương nhân viên, tiền điện nước,… rồi tiền thuê mặt bằng, tiền đầu tư thiết bị, phần mềm,…

Vì vậy, không có một hệ thống thu chi rõ ràng chắc chắn sẽ làm cho vấn đề quản lý dòng tiền của chủ nhà hàng, quán cafe gặp nhiều khó khăn. Không minh bạch trong các khoản thu chi khi có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng. Do đó, chủ nhà hàng, quán cafe phải xây dựng được quy trình, hệ thống quản lý thu – chi chính xác.

Nếu không có bộ máy kế toán nội bộ hay sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài, bạn có thể tự theo dõi bằng file Excel hoặc tốt nhất là có công cụ, phần mềm hỗ trợ quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B.

2.5. Thiếu kế hoạch dự phòng

Trong thời kỳ khó khăn kinh tế, dòng tiền có thể giảm do sự suy giảm của nhu cầu tiêu dùng. Để tránh khó khăn tài chính đột ngột, hãy duy trì một khoản vốn dự phòng để đối phó với các tình huống không mong đợi.

3. Làm thế nào để quản lý dòng tiền trong quán cà phê hiệu quả?

3.1. Quản lý tốt chi phí nguyên vật liệu (vốn xoay vòng)

Chi phí nguyên liệu của quán cà phê chiếm phần lớn trong tổng số vốn xoay vòng sẽ phải bỏ ra suốt quá trình hoạt động. Trong điều kiện nguyên vật liệu được kiểm soát chặt chẽ thì khoản chi phí này tỷ lệ thuận đối với nguyên liệu: càng nhanh hết nguyên liệu tức là số lượng khách hàng đến quán đông, tần suất sử dụng sản phẩm nhiều nên doanh thu sẽ càng tăng. 

Tuy nhiên, có những trường hợp nguyên liệu cũng hết nhanh nhưng doanh thu thu về chẳng được là bao, đó là bởi:

Không sử dụng đúng định lượng nguyên liệu theo công thức pha chế: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến nguyên liệu nhanh chóng hao hụt. Ví dụ: với công thức pha chế có sẵn thì 2kg cà phê bột sẽ pha được 100 cốc cà phê, nhưng do nhân viên pha chế không lấy đúng định lượng đó nên 2kg cà phê bột chỉ pha được 80 cốc. Vì thế, chủ quán sẽ rất nhanh phải nhập nguyên liệu nhưng số nguyên liệu đó lại không được sử dụng theo phương thức tối ưu nhất, khiến doanh thu của quán không thể sinh ra nhiều lợi nhuận.

Nguyên liệu không được bảo quản tốt hoặc vận chuyển tốt nên nhanh chóng hư hỏng trước hạn sử dụng khiến quán phải mua lại một lô hàng mới. Hoặc nhân viên trong quán hợp tác với nhau ăn cắp nguyên liệu, sau đó mang ra ngoài bán kiếm lời cũng sẽ làm nguyên liệu của quán nhanh hết, phải mua mới nhiều lần, trong khi đó doanh thu thu về lại chẳng có bao nhiêu.

Muốn khắc phục tình trạng trên, chủ quán cà phê nên đặt ra một số biện pháp để kiểm soát nguyên liệu tốt hơn như: đặt ra định lượng rõ ràng rằng với số lượng nguyên liệu như thế này thì phải bán được chính xác bao nhiêu cốc cà phê, nếu ít hơn con số đó thì nhân viên bắt buộc phải giải trình, nếu giải trình không hợp lý thì phải bồi thường; lắp đặt camera kiểm soát ở khu vực pha chế, lựa chọn người quản lý đáng tin tưởng,… Chỉ khi chi phí nguyên vật liệu giữ ổn định thì nguồn vốn xoay vòng mới không có quá nhiều biến động.

3.2. Quản lý doanh thu

Quản lý doanh thu sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới việc kinh doanh có sinh lãi hay không. Có nhiều quán cà phê tuy khách đông, doanh thu thu về thường xuyên tăng nhưng lợi nhuận lại không cao vì chủ quán không biết cách phân bổ sao hợp lý, nên chi vào những khoản nào và không chi vào những khoản nào khiến doanh thu bị lãng phí. Ngược lại, các quán cà phê có doanh thu thấp như quản lý tốt hơn, biết cách sử dụng doanh thu để “tiền đẻ ra tiền” thì lợi nhuận của họ thu về cũng cao hơn.

Vì thế, chủ nhà hàng cần có kế hoạch chi tiêu phù hợp, tránh trường hợp chi quá tay hoặc chi nhiều cho những việc không cần thiết làm doanh thu bị hao hụt. Chủ quán có thể đi học thêm một khóa quản trị doanh nghiệp lĩnh vực F&B để nắm rõ về các phương pháp quản lý dòng tiền trong quán cà phê.

Điều cần quan tâm hơn hết khi mở quán cafe thì quan trọng nhất là lợi nhuận, nên bạn phải biết cách quản lý thu chi một cách chặc chẽ để không phải hao hụt tiền bạc. Bởi vì tiền cũng vẫn là thành phần trung tâm của quán, không có tiền không có doanh thu thì không thể duy trì hoạt động quán được.

Ở những cửa hàng kinh doanh cafe, nhà hàng, quán ăn ngoài việc quản lý lợi nhuận thu được còn phải tính toán tới việc chi. Bạn phải kiểm soát được bạn chi ra bao nhiêu trong mỗi ngày cửa hàng bạn hoạt động để không dẫn đến việc bị hụt hàng hóa hoặc thu-chi không cân xứng. Một giải pháp toàn diện, tối ưu hóa trong việc bán hàng của bạn là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Phần mềm phù hợp với tất cả các mô hình kinh doanh cafe hiện nay, giải quyết tất cả những vấn đề trong khâu quản lý của bạn.

3.3. Quản lý công nợ

Nhằm giúp cho dòng tiền tại cửa hàng luôn được ổn đinh, ngoài việc quản lý thu - chi, bạn cũng nên để tâm đến công nợ đối tác, khách hàng.

Dưới đây, Học viện Doanh nhân sẽ bật mí cho bạn các thao tác giúp cho việc quản lý công nợ hiệu quả hơn. Cụ thể:

• Tạo một hệ thống theo dõi công nợ hoàn chỉnh bao gồm: tên đối tác, ngày giao dịch, nội dung, ghi chú, kỳ trước, kỳ sau,...
• Duy trì tốt các mối quan hệ với đối tác
• Xem lại các khoảng phải thu thường xuyên với khách hàng
• Gửi hóa đơn chứng từ đến khách hàng nhanh chóng
• Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi công nợ của đối tác

3.4. Quản lý đội ngũ nhân viên

Đội ngũ nhân viên trong quán cà phê làm những công việc liên quan trực tiếp tới dòng tiền như: order, thu ngân, pha chế, nhận tiền tip từ khách,… Tất cả công việc này đều đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng chuyên nghiệp, có tính trung thực, tránh gian lận để gây ra tình trạng thất thoát. Tuy nhiên, vẫn có những kẽ hở trong lúc làm việc mà chủ quán không thể phát hiện ra, đặc biệt là với những quán mà chủ không có mặt trực tiếp cả ngày để giám sát.

Đã có rất nhiều trường hợp ở những quán cafe vào mỗi cuối ca kiểm tra lại tiền thì đều bị hụt hoặc dư tiền. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:

• Nhân viên thu ngân thiếu trung thực: để tránh tình trạng này, việc tuyển chọn vị trí thu ngân rất quan trọng. Việc thu ngân lấy bớt tiền của quán là điều có thể xả ra nếu bạn không có những yêu cầu khắt khe trong việc tuyển thu ngân.
• Quên thối tiền thừa lại cho khách: trong những trường hợp quá quán đông khách việc quên thối tiền là điều sẽ xảy ra, nên bạn cũng nên chú ý nhắc nhở nhân viên phải thật cẩn thận, tránh trường hợp khách quay lại đòi tiền. Họ sẽ có cái nhìn không tốt về quán của bạn. 
• Thu nhầm tiền: trường hợp này cũng sẽ hay xảy ra đối với những quán thanh toán hóa đơn thủ công.

Vì thế, nếu muốn quản lý đội ngũ nhân viên này hiệu quả thì chủ quán phải áp dụng một số biện pháp như: sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự, quản lý kho, quản lý bán hàng; lắp thêm các camera giám sát để nắm tình hình quán; tới kiểm tra nhân viên làm việc bất chợt; training nhân viên kỹ càng, thưởng phạt rõ ràng,…

Tổng kết

Quản lý dòng tiền là một công việc không thể bỏ qua trong quy trình vận hành của các quán cà phê. Nếu nhận thấy bản thân thiếu kinh nghiệm trong việc này, chủ quán có thể thuê một kế toán viên chuyên nghiệp về lĩnh vực F&B hoặc dành thời gian tham gia các khóa học, workshop để nâng cao năng lực quản lý của mình.

Nội dung: Tổng hợp và biên soan