Thận trọng với chi phí ẩn trong kinh doanh: Bẫy tài chính vô hình đang 'nuốt chửng' lợi nhuận của doanh nghiệp bạn

Bên cạnh các chi phí hiện hữu, doanh nghiệp còn phải đối mặt với những chi phí ẩn khó xác định và đo lường. Trong bài viết này, hãy cùng Học viện Doanh nhân tìm hiểu khái niệm chi phí ẩn là gì, phân loại và cách kiểm soát chi phí ẩn hiệu quả.

1. Chi phí ẩn là gì kinh doanh?

Bạn chưa từng nghiên cứu hoặc hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thì rất khó để đưa ra định nghĩa chính xác và dễ hiểu về chi phí ẩn. Nhưng đừng quá lo lắng vì không chỉ bạn mà có rất nhiều người còn chưa rõ chi phí ẩn là gì.

Chi phí ẩn (Implicit cost) là những chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhưng không được ghi nhận chính thức trong sổ sách kế toán. Các khoản chi phí này thường không dễ định lượng do không được thể hiện bằng tiền mặt, nhưng vẫn ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định kinh doanh. Đặc biệt là khi doanh nghiệp muốn tối ưu hóa nguồn lực và gia tăng hiệu quả đầu tư.

Thay vì đem lại nguồn thu cho doanh nghiệp thì chi phí ẩn lại được doanh nghiệp dùng vào những công việc có liên quan đến hoạt động nội bộ.

Chi phí ẩn còn được xem là chi phí cơ hội của doanh nghiệp vì doanh nghiệp đã bỏ qua một hoặc nhiều lợi ích nhất định khi không chọn khai thác một tài sản. So với những loại chi phí kinh doanh khác, chi phí ẩn hay Implicit cost không cần báo cáo/ghi nhận trên bảng cân đối kế toán nên rất khó để xác định/tính toán.

Có 3 yếu tố khiến phát sinh chi phí ẩn: Công nghệ lạc hậu, quy trình vận hành không tối ưu, năng lực nhân sự. Doanh nghiệp phát hiện, kiểm soát kịp thời chi phí ẩn có thể tránh được việc giảm doanh thu, lợi nhuận.

2. Đặc điểm của chi phí ẩn

Dưới đây là một vài đặc điểm của loại chi phí rủi ro này bạn nên nắm rõ:

• Khó định lượng
   
• Không phải là một khoản chi phí trực tiếp mà dựa trên giá trị quy đổi của tài nguyên sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh
   
• Không được hiển thị rõ ràng trong báo cáo tài chính
   
• Có mối quan hệ đối với các quyết định kinh doanh/sản xuất của doanh nghiệp

3. Ví dụ về chi phí ẩn

Các loại chi phí ẩn có thể kể đến như:

• Chi phí đến từ những cuộc họp vô nghĩa: Thay vì tham gia vào các cuộc họp không hiệu quả, nhân viên có thể tận dụng thời gian và sức lực để cống hiến năng lực và hoàn thiện công việc.
   
• Chi phí đến từ việc sử dụng tài nguyên không hợp lý, chẳng hạn như nhân viên sử dụng máy tính công ty để làm việc riêng, nhân viên không sử dụng hết các tính năng được trang bị trên thiết bị, v.v.
   
• Chi phí đến từ việc sắp xếp sai vị trí công việc: Điều này được hiểu khi nhân sự được phân công không đúng với trình độ, năng lực và chuyên môn trong công việc. Dẫn đến nhân viên không hoàn thành công việc, hoặc lãng phí năng lực khi hoàn thành công việc, v.v

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp thường gặp phải những khoản chi phí ẩn, không thể hạch toán trực tiếp, có thể phát sinh từ tài sản, nguồn lực và hoạt động kinh doanh.

3.1. Tài sản

Một ví dụ chi phí ẩn từ tài sản là khi chủ hộ kinh doanh cá thể sử dụng chính căn nhà đang ở để kinh doanh. Khi đó, diện tích không gian sống bị giảm đi, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của chủ hộ. Đây được coi là một loại chi phí ẩn mặc dù không quy đổi ra tiền mặt.

3.2. Nguồn lực

Chi phí ẩn thường phát sinh khi doanh nghiệp phải sử dụng nguồn lực cho các mục đích không mang lại lợi ích kinh doanh. Ví dụ, khi doanh nghiệp tuyển dụng một nhân sự mới, nhân viên có kinh nghiệm sẽ phải dành thời gian để đào tạo người này. Khi đó, nhân sự có kinh nghiệm sẽ phải đảm nhận cả 2 công việc: hoàn thành công việc đang làm và hỗ trợ nhân sự mới. 

3.3. Hoạt động kinh doanh

Chi phí ẩn trong hoạt động kinh doanh thường phát sinh do các sai sót trong quá trình vận hành. Cụ thể, khi doanh nghiệp bán hàng, nhân viên có thể tính sai giá hoặc nhầm lẫn thông tin. Điều này dẫn đến doanh nghiệp bị thiệt hại về tài chính.

4. Phân biệt chi phí ẩn và chi phí hiện trong doanh nghiệp 

Chi phí ẩn và chi phí hiện là hai khái niệm khác biệt, doanh nghiệp cần hiểu rõ để có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết điểm khác nhau giữa hai loại chi phí này:

Như vậy, chi phí ẩn và chi phí hiện đều có tác động đến hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng quyết định đầu tư của doanh nghiệp. Trong khi chi phí hiện dễ dàng đo lường, quản lý thì chi phí ẩn đòi hỏi đánh giá kỹ lưỡng để tránh bị bỏ qua và ảnh hưởng đến đánh giá hiệu quả kinh doanh.

5. Rủi ro từ chi phí ẩn

Những rủi ro có thể xuất hiện từ việc tính toán chi phí ẩn không đầy đủ và chính xác:

• Tạo cơ hội để một số cá nhân xuất hiện hành vi vụ lợi
   
• Hoạt động quản lý, vận hành doanh nghiệp bị ảnh hưởng
   
• Khó khăn trong việc xác định giá thành, cũng như giá bán của sản phẩm dịch vụ
   
• Gặp khó khăn trong việc quản lý doanh thu, chi phí sản xuất của doanh nghiệp
   
• Gây thất thoát tài sản của doanh nghiệp, cá nhân
   
• Doanh thu và lợi nhuận suy giảm, tiềm ẩn nguy cơ gây phá sản 
   
• Ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
   
• V.v.

Có thể nói, implicit cost có thể gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực cho doanh nghiệp. Do đó, mỗi doanh nghiệp buộc phải nắm rõ từng khoản chi phí, trong đó bao gồm chi phí ẩn. Đây là cơ sở để nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

4. Nguyên tắc kiểm soát chi phí ẩn mà nhà quản lý cần biết

Một số giải pháp giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí ẩn có thể kể đến như:

• Đổi mới công nghệ, tối ưu quy trình sản xuất nhằm hạn chế tối đa những bước dư thừa gây lãng phí sức người, tiền của, nguyên nhiên liệu, đồng thời nâng cao năng suất lao động. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần khấu hao nhanh tài sản cố định để sử dụng nguồn khấu hao giữ lại cho hoạt động tái đầu tư, đổi mới công nghệ.
• Chuyên môn hóa công việc, giảm tối đa sự chồng chéo nhiệm vụ của nhân viên.
• Quản lý tồn kho hiệu quả nhằm tối thiểu hóa chi phí tồn trữ, chi phí mua hàng.
• Thiết kế hệ thống quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả nhằm đảm bảo sự thông suốt trong các giai đoạn từ khâu tiếp nhận đơn hàng cho đến xuất kho nguyên nhiên liệu.
• Xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết, rõ ràng nhằm hạn chế xảy ra tình trạng thiếu hụt/dư thừa nguyên nhiên liệu và tồn kho

Tổng kết 

Có thể thấy, việc kiểm soát chi phí ẩn không chỉ là một quá trình đơn giản, mà còn là một chiến lược toàn diện. Để đảm bảo sự hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp như xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ, tăng cường giám sát và thực hiện kiểm tra tài chính định kỳ. Đồng thời, việc đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí ẩn cũng đóng vai trò quan trọng.

Sự nhạy bén trong việc phát hiện và giải quyết sớm những sự không phù hợp là chìa khóa để ngăn chặn tình trạng này. Qua đó, doanh nghiệp có thể đạt được sự hiệu quả cao hơn và tăng khả năng cạnh tranh trong bối cảnh thị trường ngày càng khốc liệt hiện nay.

Nội dung: Tổng hợp và biên soạn