Nguyên tắc Six Sigma: Bí mật để đạt hiệu quả kinh doanh đỉnh cao - Khi chất lượng là tiêu chuẩn hàng đầu

Six Sigma là phương pháp cải tiến quy trình được phát triển bởi một nhà khoa học tại Motorola vào những năm 1980. Những người thực hành Six Sigma sử dụng số liệu thống kê, phân tích tài chính và quản lý dự án để đạt được mục tiêu kinh doanh, cải thiện và kiểm soát chất lượng tốt hơn bằng cách xác định và sửa lỗi, khiếm khuyết hiện có trong các quy trình.

1. Six Sigma là gì?

Six sigma được hiểu là một bộ các công cụ và kỹ năng được sử dụng để cải thiện quy trình kinh doanh thông qua việc giảm thiểu các khiếm khuyết và sai sót; tối thiểu sự khác biệt và tăng chất lượng và hiệu quả.

Mục tiêu của six sigma là đưa mức chất lượng tiệm cận với sự hoàn hảo, chỉ với 3.4 sự khiếm khuyết trên một triệu cơ hội, thông qua việc sử dụng cấu trúc DMAIC để xác định và loại bỏ các nguyên nhân tạo ra sự thay đổi và cải thiện quy trình. 

DMAIC là viết tắt của:

• Define – Xác định. 
• Measure – Đo lường. 
• Analyze – Phân tích. 
• Improve – Cải thiện
• Control – Kiểm soát.

Theo đó, six sigma là một cách tiếp cận có tính kỷ luật và dựa trên dữ liệu, nó được ứng dụng trong quản lý dự án nhằm tối thiểu sai sót và đảm bảo quy trình. Phương pháp này cung cấp một khuôn khổ có hệ thống nhằm xác định và loại bỏ các biến có thể gây ảnh hưởng tới hiệu suất của dự án.

Ví dụ, một nhà máy sử dụng six sigma để giảm thiểu lượng sản phẩm bị khiếm khuyết bằng việc tối ưu quy trình sản xuất. 

2. Các bước trong Six Sigma

Các doanh nghiệp áp dụng six sigma thường tuân theo cấu trúc DMAIC. Trong đó, bao gồm các bước cụ thể như:

• Define – Xác định: Đây là bước mà doanh nghiệp cần làm rõ các vấn đề cần tập trung giải quyết.
• Measure – Đo lường: Tại bước này, doanh nghiệp cần hiểu được thực trạng của mình, đo lường hiệu suất làm việc, năng lực của người lao động, thời gian thực hiện dự án, cũng như các rủi ro có thể xảy ra. 
• Analyze – Phân tích: Trong bước tiếp theo này, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân tích kỹ càng các thông tin đã thu thập được từ bước 2 để tìm ra gốc rễ của vấn đề.
• Improve – Cải thiện: Dựa trên những phát hiện từ bước trên, doanh nghiệp cần tiến hành tối ưu các điểm còn khiếm khuyết, chẳng hạn như thời gian làm việc, môi trường làm việc của nhân viên, v.v.
• Control – Kiểm soát: Việc bổ sung các biện pháp kiểm soát vào quy trình giúp quy trình thực hiện dự án được đảm bảo, và hiệu suất cao hơn. 

3. Lợi ích của Six Sigma trong quản lý chất lượng

3.1. Tăng lợi nhuận, giảm chi phí

Khi tỷ lệ lỗi/ khuyết tật giảm hoặc không còn tái diễn trong tương lai, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí không cần thiết như nguyên vật liệu, nhân công, thời gian. Điều này cũng đồng nghĩa với việc chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm sẽ giảm và lợi nhuận sẽ tăng lên.

Từ đó, doanh nghiệp có thể tập trung chi phí vào các hoạt động quan trọng hơn như nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, tăng cường quảng bá thương hiệu, đào tạo nhân viên để nâng cao năng lực làm việc. Những điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp cải thiện được chất lượng sản phẩm, tăng lợi thế cạnh tranh, từ đó tăng doanh số và lợi nhuận.

3.2. Tăng cường lòng trung thành của khách hàng

Six Sigma là một phương pháp tập trung vào việc thấu hiểu khách hàng, đảm bảo sản phẩm đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của người sử dụng. Do đó, phương pháp này giúp tăng lòng trung thành của khách hàng.

Để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp có thể thực hiện khảo sát hoặc nghiên cứu hành vi của khách hàng để hiểu rõ hơn về các yêu cầu của họ, từ đó cải thiện sản phẩm của mình.

3.3. Xây dựng kế hoạch chiến lược cụ thể

Six Sigma đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Sau khi xác định được sứ mệnh, mục tiêu và thực hiện phân tích SWOT, Six Sigma giúp doanh nghiệp tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện để đạt được mục tiêu.

Ví dụ, nếu chiến lược kinh doanh tập trung vào việc dẫn đầu về chi phí trên thị trường, áp dụng phương pháp Six Sigma để loại bỏ sự phức tạp không cần thiết trong quy trình, đồng thời đạt được thỏa thuận mức giá thấp hơn với nhà cung cấp nguyên liệu. Bằng cách tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất, Six Sigma giúp doanh nghiệp của bạn cải thiện hiệu quả sản xuất và giảm chi phí, từ đó giúp tăng tính cạnh tranh và lợi nhuận của doanh nghiệp.

3.4. Đề cao văn hoá doanh nghiệp

Kết nối hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhân viên thông qua quy trình làm việc hoàn hảo là một phương pháp hiệu quả. Trong phương pháp 6 Sigma, yếu tố con người được coi là rất quan trọng và được đề cao hơn cả kỹ thuật. Nó giúp giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong quy trình kinh doanh bằng cách sử dụng phương pháp đo lường minh bạch cùng thái độ chủ động trong công việc, giúp nhà quản lý dễ dàng định hướng nhân viên hơn, cho dù doanh nghiệp có loại hình văn hoá đặc trưng nào.

3.5. Mở rộng quy mô

Khi đã loại bỏ các nguồn gây lỗi/ khuyết tật và xây dựng quy trình đạt chuẩn 6 Sigma, doanh nghiệp sẽ dễ dàng mở rộng quy mô sản xuất, hệ thống đo lường đi kèm.

3.6. Đảm bảo hệ sinh thái đáp ứng linh hoạt

Bản chất của Six Sigma là chuyển đổi, thậm chí là thay đổi kinh doanh. Khi một quy trình bị lỗi hoặc không hiệu quả bị loại bỏ, nó đòi hỏi sự thay đổi trong cách làm việc, tiếp cận của nhân viên. Một nền văn hóa linh hoạt và đáp ứng mạnh mẽ với những thay đổi có thể đảm bảo việc triển khai dự án hợp lý. Những nhân viên và bộ phận liên quan cũng nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi.

4. Nguyên tắc áp dụng phương pháp Six Sigma

4.1. Khách hàng là trung tâm

Six Sigma là một trong những triết lý kinh doanh tập trung vào việc lắng nghe tiếng nói của khách hàng. Các yêu cầu và mong muốn của khách hàng được đưa vào quá trình hoạt động để doanh nghiệp nhanh chóng sửa đổi, cải tiến quy trình để đạt được tiêu chuẩn đặt ra, mang lại sản phẩm với chất lượng tốt nhất để phục vụ khách hàng.

4.2. Chủ động trong quản trị

Phương pháp Six Sigma tập trung vào quá trình tìm kiếm, khắc phục các lỗi để tăng độ chính xác trong quy trình sản xuất. Từ đó chủ động ngăn chặn việc tạo ra các sản phẩm lỗi.

4.3. Cộng tác không có rào cản

Hệ thống Six Sigma tuân thủ theo nguyên tắc cộng tác không giới hạn giữa các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo xây dựng quy trình trơn tru ngay từ đầu. Điều này bao gồm tất cả chiều ngang, chiều dọc, đan chéo.

4.4. Đề cao dữ liệu/ dữ kiện

Phương pháp Six Sigma đề cao các dữ kiện và dữ liệu. Tức là không dựa vào sự suy đoán mà cần được đo lường một cách cẩn trọng, chính xác. Theo đó, doanh nghiệp cần phải trả lời được 2 câu hỏi sau:

• Dữ liệu/ dữ kiện nào cần thiết đối với quy trình sản xuất của doanh nghiệp?
• Áp dụng những dữ liệu/ dữ kiện vào 6 Sigma sao cho hiệu quả nhất?

4.5. Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc một vài lỗi nhỏ

Six Sigma không ngừng hướng tới sự hoàn thiện tuy nhiên vẫn cho phép mắc 3 - 4 lỗi trên 1 triệu sản phẩm, tức là nó không bắt buộc tính tuyệt đối. Do đó, doanh nghiệp cũng không nên hướng đến sự hoàn hảo tuyệt đối ngay từ đầu. Miễn là phải giới hạn được hậu quả cũng như rút ra được bài học để cải thiện trong tương lai.

5. Phân biệt Six Sigma và Lean Six Sigma

Six Sigma và Lean Six Sigma đều là các phương pháp quản lý chất lượng và tối ưu hóa quy trình sản xuất trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt giữa hai phương pháp này, bao gồm:

6. Ví dụ thực tế của hệ phương pháp Six Sigma

Microsoft (MSFT) là một trong những tập đoàn sản xuất phần mềm lớn nhất thế giới. Doanh nghiệp này đã sử dụng Six Sigma để giúp loại bỏ các lỗi trong hệ thống và trung tâm dữ liệu của mình, đồng thời giảm thiểu một cách có hệ thống các lỗi cơ sở hạ tầng CNTT.

Đầu tiên, họ thiết lập các tiêu chuẩn cho tất cả phần cứng và phần mềm của mình để tạo ra phép đo cơ bản nhằm phát hiện lỗi. Sau đó sử dụng phân tích nguyên nhân gốc rễ, bao gồm việc thu thập dữ liệu từ các sự cố trong quá khứ, lỗi máy chủ và đề xuất từ các thành viên nhóm sản phẩm, khách hàng, nhằm xác định các khu vực có vấn đề tiềm ẩn.

Các sự cố được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ nghiêm trọng của các lỗi ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và các dịch vụ cơ bản của công ty. Phân tích và báo cáo dữ liệu đã xác định các lỗi cụ thể, sau đó họ thiết lập các bước khắc phục cho từng lỗi.

Là kết quả của Six Sigma, Microsoft cho biết họ đã cải thiện tính khả dụng của máy chủ, tăng năng suất và tăng sự hài lòng của khách hàng một cách đáng kể.

Cả Six Sigma và Lean Six Sigma đều cố gắng đáp ứng mong muốn của khách hàng một cách tốt nhất có thể. Lean Six Sigma tập trung nhiều hơn vào quy trình, trong khi Six Sigma tập trung vào sản phẩm. Các công cụ từ Lean có thể được sử dụng rất tốt với phương pháp Six Sigma, các phương pháp này ăn khớp với nhau rất tốt.

Tất cả các công cụ và phương pháp Six Sigma đều phục vụ một mục đích là hợp lý hóa các quy trình kinh doanh để tạo ra các sản phẩm/ dịch vụ tốt nhất có thể với số lượng lỗi nhỏ nhất. Các tập đoàn trên toàn cầu áp dụng phương pháp này là một chỉ báo về sự thành công đáng kể của nó trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Tổng kết

Six Sigma không phải là một phương pháp quản lý chất lượng thông thường, mà là một triết lý kinh doanh mang tính cách mạng, biến sự hoàn hảo từ một giấc mơ thành hiện thực có thể đo đếm được. Bản chất của Six Sigma nằm ở việc loại bỏ triệt để những sai sót, giảm thiểu tối đa các khiếm khuyết để mang đến những sản phẩm, dịch vụ đạt đến độ chính xác gần như tuyệt đối.

Những doanh nghiệp áp dụng thành công Six Sigma không chỉ tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn xây dựng được một văn hóa chất lượng, nơi mỗi nhân viên đều trở thành một chuyên gia cải tiến không ngừng. Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt ngày nay, Six Sigma chính là công cụ then chốt giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững, biến chất lượng thành lợi thế chiến lược. Đó không chỉ là một phương pháp quản lý mà còn là một cam kết không ngừng nâng cao giá trị cho khách hàng, một hành trình không ngừng chinh phục sự hoàn hảo.

Nội dung: Tổng hợp và biên soạn