5W – 1H – 2C – 5M: Phương Pháp Lập Kế Hoạch Công Việc "Thần Sầu" Của Các Tỷ Phú Thế Giới Thành Công Nhất

by Học viện Doanh Nhân | 04/12/2024 | Lượt xem: 84

Thực tế, các doanh nghiệp thường áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để xây dựng kế hoạch quản trị, dài hạn. Một trong những phương pháp được các doanh nghiệp tin tưởng sử dụng đó là 5W 1H 2C 5M. Đây là phương pháp hữu hiệu giúp định hình mục tiêu, lập kế hoạch dài hạn. Hãy cùng tìm hiểu về 5W 1H 2C 5M.

1. Phương pháp 5W 1H 2C 5M

5W 1H 2C 5M là viết tắt của các nội dung sau:

Why: Mục tiêu công việc cần hoàn thành
What: Các nhiệm vụ cụ thể của công việc
Where, When, Who: Những nội dung về địa điểm, thời gian, nhân sự đảm nhiệm công việc
How: Cách thức thực hiện, hoàn thành công việc
Control: Cách tiến hành kiểm soát, theo dõi công việc
Check: Kiểm tra, đánh giá công việc
5M: Xác định các nguồn lực cho công việc

2. Cách thực hiện phương pháp 5W 1H 2C 5M

2.1 5W (Why, what, where, when, who)

5W trong phương pháp này là viết tắt của Why, What, Where, When và Who. Đây là những yếu tố cần thiết để xác định, phân tích công việc trong quy trình lập kế hoạch

Đầu tiên, với Why, doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu và yêu cầu của công việc. Để xác định đúng mục tiêu và yêu cầu, doanh nghiệp có thể trả lời các câu hỏi sau:

Tại sao phải làm công việc này?
Công việc có ý nghĩa gì, tầm quan trọng gì trong với doanh nghiệp?

Trong phương pháp 5W 1H 2C 5M, What là câu hỏi về chi tiết nội dung công việc. Khi trả lời được những câu hỏi sau, doanh nghiệp sẽ xác định được các nhiệm vụ cần làm để hoàn thành công việc. Các câu hỏi về What có thể là:

Công việc chi tiết là gì?
Có những bước nào để thực hiện công việc?

3 chữ W trong 5W 1H 2C 5M là Where, When và Who. Đây là bước xác định địa điểm, thời gian và các nhân sự đảm nhiệm công việc. Dựa vào tính chất của công việc, nhiệm vụ, quản lý và lãnh đạo có thể đặt những câu hỏi khác nhau để tìm ra các yếu tố và thời gian, địa điểm và người phụ trách. Cụ thể như sau:

Where: Công việc cần được thực hiện ở đâu? Sản phẩm của kế hoạch được phân phối ở những điểm bán nào?
When: Khi nào bắt đầu và kết thúc công việc?
Who: Nhân sự hay phòng ban nào thực hiện công việc? Ai kiểm tra và đánh giá hiệu quả?

2.2 1H (How) – Phương pháp thực hiện

Trong các ví dụ lập kế hoạch 5W1H2C5M, doanh nghiệp cần nhớ chữ H duy nhất trong nguyên tắc là How – Phương pháp thực hiện.

Với chữ H này, doanh nghiệp cần xác định các thức để hoàn thành công việc, bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, các trang thiết bị liên quan,…

2.3 2C (Control – Check)

2 chữ C trong phương pháp 5W 1H 2C 5M là Control và Check. Trước hết, về Control, doanh nghiệp cần chuẩn bị các yếu tố để kiểm soát, đo lường công việc. Đó có thể là đơn vị đo lường, các công cụ dụng cụ hay công thức chuyên biệt.
Song song với kiểm soát và đo lường hiệu quả là kiểm tra đánh giá – Check. Đây là bước quan trọng. Với việc kiểm tra, đánh giá công việc, doanh nghiệp có thể tham khảo nguyên tắc Pareto: kiểm tra 20% số lượng công việc nhưng tìm ra 80% sự sai sót. Các nội dung cần xác định trong Check:
Các bước kiểm tra là gì?
Tần suất kiểm tra là bao nhiêu lần/tuần?
Nhân sự thực hiện kiểm tra là ai?
Phải kiểm tra những khâu, nội dung cốt lõi nào của nhiệm vụ?

2.4 5M trong lập kế hoạch

Cuối cùng, 5M trong 5W 1H 2C 5M là nguồn lực thực hiện. Đây chính là điểm khác biệt của phương pháp này so với các nguyên tắc lập kế hoạch khác. Doanh nghiệp cần trú trọng đến các nguồn lực nhằm đảm bảo tiến độ công việc.

Các nguồn lực trong 5M là:
Man – Nhân lực: Người thực hiện có trình độ, kinh nghiệm gì để đáp ứng khối lượng công việc?
Money – Tài chính: Ngân sách thực hiện công việc là bao nhiêu?
Material – Nguyên vật liệu: Tiêu chuẩn của nguyên vật liệu để hoàn thành công việc là gì?
Machine – Máy móc: Cần những máy móc, công nghệ nào để hoàn thành công việc? Tiêu chuẩn lựa chọn máy móc là gì?
Method – Phương pháp: Nên làm việc theo phương pháp, cách thức gì?

3. Áp dụng thực tế

Để thực hiện phương pháp 5W 1H 2C 5M, doanh nghiệp có thể tham khảo ví dụ sau đây. Ví dụ lập kế hoạch 5W 1H 2C 5M cụ thể với kế hoạch truyền thông sản phẩm trên nền tảng mạng xã hội:

Why: Truyền thông sản phẩm trên nền tảng mạng xã hội để thu hút người biết đến doanh nghiệp, sản phẩm, gia tăng độ nhận biết và doanh số bán hàng
What: Thực hiện các bài viết trên trang Facebook, Tiktok của doanh nghiệp
Where: Thực hiện trực tuyến trên các trang mạng xã hội
When: Từ tháng 01 đến hết tháng 03/2024
Who: Nhân sự phòng Marketing, chủ yếu là Đội Mạng xã hội
How: Lên kế hoạch nội dung, hình ảnh cho từng ngày cụ thể và thực hiện theo đúng kế hoạch đã được duyệt
Control: Đo lường theo các chỉ số ở trang Facebook, Tiktok như số người thích bài viết, số lượng chia sẻ,…
Check: Người kiểm tra 2 lần/tháng là trưởng phòng Marketing
Man: Nhân sự phòng Marketing, chủ yếu là Đội Mạng xã hội
Money: Ngân sách Marketing đã duyệt năm 2024
Material: Máy tính, máy quay phim, máy thu âm, các phần mềm chỉnh sửa ảnh, video
Machine: Máy quay, máy thu âm
Method: Lên kịch bản, quay video, chỉnh sửa ảnh, thực hiện nội dung bài đăng và đăng bài, ưu tiên đăng về các vấn đề đang là xu hướng

Tổng kết

Phương pháp 5W – 1H – 2C – 5M giúp tạo ra một kế hoạch công việc rõ ràng, có hệ thống và dễ thực hiện, từ đó tối ưu hóa hiệu quả công việc và đạt được thành công bền vững. Các tỷ phú và nhà lãnh đạo thành công trên thế giới sử dụng phương pháp này để đưa ra các quyết định thông minh, đảm bảo rằng mọi khía cạnh của công việc được chuẩn bị kỹ lưỡng và triển khai một cách hiệu quả.

Bạn có thường xuyên cảm thấy kiệt sức vì công việc cứ chất chồng như núi, deadline dí sát nút mà vẫn chưa hoàn thành được như ý muốn? Bạn luôn cảm thấy thời gian là không đủ và bản thân chưa bao giờ thực sự làm hết năng suất?

Bạn loay hoay với hàng tá đầu việc, không biết bắt đầu từ đâu và ưu tiên điều gì?
Bạn thường xuyên bỏ lỡ deadline, cảm thấy áp lực và căng thẳng vì công việc dồn dập?
Bạn khó tập trung, dễ bị phân tâm bởi những yếu tố xung quanh khi làm việc?
Bạn mong muốn dành thời gian cho bản thân và những sở thích cá nhân nhưng luôn cảm thấy "không đủ thời gian"?

Nếu câu trả lời là CÓ, thì bạn không đơn độc! Rất nhiều người trong chúng ta đang gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả.

Vậy đâu là giải pháp?

Câu trả lời chính là KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH HIỆU QUẢ.

Khóa học "Nắm rõ phương pháp lập Kế hoạch hiệu quả với phương pháp 5W – 1H – 2C – 5M: “Chìa khóa” giúp bạn dễ dàng đạt năng suất cao trong mọi lĩnh vực" sẽ trang bị cho bạn phương pháp tối ưu, giúp bạn "làm chủ cuộc chơi" thay vì bị cuốn theo dòng chảy công việc.